Como reduzir o FAFSA Verificação sem Dor de cabeça

Os impostos são frustrante. Olhe em qualquer casa durante os meses de março e abril e você pode ver as pessoas em dificuldades que tentam navegar pelo terreno fiscal perigosa. No entanto, um olhar mais atento pode revelar alguns desses indivíduos mais jovens estão insistindo sobre um tipo diferente de obstáculo governo.

Para os estudantes universitários, o aplicativo gratuito Federal Student Aid é a cereja metafórico em cima da estação do imposto muito cansado. No entanto, quando tudo estiver dito e feito, a maioria dos estudantes universitários enviar o FAFSA e não se preocupar com mais documentação. No entanto, para 20-30% dos estudantes universitários, não é um processo doloroso secundário: verificação FAFSA

Durante o processo de verificação FAFSA, faculdades e universidades têm de apresentar a prova de uma reivindicação legítima FAFSA para seus alunos auditadas. Documentos de verificação incluem documentos fiscais, tais como a W2, e planilhas de dados da família. Alguns estudantes devem divulgar cópias físicas de declarações fiscais. Se cavar através de registros já não causar uma dor de cabeça, impressão e apresentação de documentos físicos vai. Mas por que um processo, que começou como automatizado, tem que terminar com a apresentação de uma miríade de cópias?

"O Departamento de Educação confia totalmente em métodos sem papel; eles nem sequer imprimir cópias do FAFSA mais. "

- Gayla Roberts, diretor da Student Financial Services, Universidade Anderson

Como um estudante universitário, acho que é importante que a minha alma mater mantém minha informação privada e segura de violações de dados. Então, eu estava confuso ao descobrir que o processo de verificação FAFSA foi tratado usando uma combinação de meios de papel e eletrônicos, em vez de usar um sistema puramente automatizada.

Após a reunião com o Diretor de Tecnologia da Informação e Director do Estudante Serviços Financeiros na Universidade de Anderson, agora eu entendo os métodos universidades utilizam para manter os dados dos alunos seguro. Além disso, eu entendo como as universidades podem e devem agilizar o seu processo de verificação FAFSA. University pessoal e os estudantes, para reduzir o seu FAFSA verificação dor de cabeça, continue a ler!

Informações do Estudante é realmente seguro?

Em fevereiro de 2016, recebi um e-mail suspeito em minha caixa de entrada Universidade Anderson me pedindo para verificar minhas informações IRS para Student Financial Services. Eu estava irritado no início, pensando que havia um erro no meu FAFSA. No decorrer do dia, eu cresci suspeito. Minha suspeita foi confirmada quando a conta de e-mail para o nosso clube de negócios campus recebeu a mesma notificação IRS. Uma organização de campus não seria necessário para verificar informações fiscais aluno. O problema tornou-se claro: Universidade Anderson estava sob um ataque de phishing.

"O ataque foi frustrante. Existe um alto custo em tempo para isso. Passamos a melhor parte de uma semana de desligar e-mail contas comprometidas. Leva tempo longe de nossas outras tarefas ", disse seu diretor, Michael Tucker. O ataque de phishing promove a pergunta, é informação do estudante seguro?

"Tem havido muita atenção recentemente sobre violações de segurança em grandes corporações, mas as instituições de ensino superior são alvos também. Os futuros alunos, alunos atuais e funcionários lugar confiança em TI para manter seus dados seguros, por isso precisamos garantir que temos os melhores processos no lugar para manter os dados seguros. "

- Michael Tucker, diretor do Serviço de Informação de Tecnologia da Universidade Anderson

Então, como é que Anderson se esforçam para manter as informações do estudante seguro, especialmente durante o processo de verificação FAFSA?

A dor de cabeça de Verificação

Quando os alunos apresentarem as suas FAFSAs, o Departamento de Educação controla completamente a informação por trás de sua segurança e firewall. A informação necessária é então canalizado para o pessoal adequado na universidade. Instituições, como a Universidade Anderson (UA), em seguida, manter essas informações em um sistema de banco de dados centralizado, robusto. banco de dados da UA é presa com rígidas permissões de usuário e uma sala segura no local. Por enquanto, tudo bem.

No entanto, Gayla Roberts relatou que uma média de 20-30% da população estudantil da UA foi então escolhido por alguma forma de verificação FAFSA. Para esses alunos, o Departamento de Educação solicita uma infinidade de declarações de impostos (tipicamente tanto para o aluno e os pais), bem como várias outras planilhas. Em Anderson, aos alunos que abram nesses documentos diretamente para o escritório de ajuda financeira - em cópias impressas.

Como um estudante universitário, tendo tempo fora de um horário de aula rigorosa para transformar em cópias impressas, o que provavelmente foram impressos em impressoras de pouca tinta do meu companheiro de quarto, ou na minha conta biblioteca paga, não é o ideal. Depois que o escritório recebe toda a documentação necessária, o pessoal, em seguida, tem que inserir manualmente as informações sobre uma lista de verificação de estudante. As verificações são apresentadas individualmente, não em um upload de arquivo em massa.

O que acontece com as cópias impressas? Eles são armazenados em um cofre seguro até que o estudante se gradua ou a papelada é considerada ultrapassada. Em seguida, as cópias são destruídas em conformidade com a conformidade de segurança de dados.

Os sistemas funciona. Mas o processo é um aborrecimento para todos os envolvidos. Os alunos devem ser capazes de apresentar os documentos de verificação por via electrónica, bem como, mas também não devem ter que fazê-lo através de e-mail - o que muitas vezes não encriptado.

Desde e-mail não é criptografado, ou muito seguro, eu estou contente que eu não tenho para enviar minhas informações pessoais para a minha escola por e-mail. É um risco de privacidade, mas é conveniente. Felizmente, há uma maneira de agilizar o processo.

Combinando a conveniência de e-mail, mas a segurança de, cofres e criptografia físicos tradicionais, é a resposta. Usando uma plataforma de gerenciamento de arquivos seguro, construído especificamente para as empresas, as universidades podem reduzir a dor de cabeça FAFSA.

Como posso reduzir o FAFSA Verificação Dor de cabeça com gerenciamento de arquivos?

Em primeiro lugar, as universidades devem decidir qual o método de hospedagem melhor se adapte às suas necessidades. No local pode ser uma preferência para os departamentos de TI, que tradicionalmente mantêm todas as cópias impressas em cofres e servidores em seu campus. Ou os funcionários podem preferir usar um sistema baseado em nuvem. Independentemente do tipo de sistema, o principal objetivo do sistema de gestão é assegurar elevados níveis de segurança, devido à sensibilidade do FAFSA informações de verificação. Por esta razão, as universidades tendem a usar sistemas de gerenciamento de arquivos que fornecem criptografia, permissões de usuários e compartilhamento protegido por senha.

Uma vez que a sua universidade adota uma solução, eles podem usar o carregamento electrónico para os alunos a apresentar os seus documentos de verificação. Em SmartFile, um usuário pode criar um link de upload, para que os alunos podem enviar materiais, sem ver os outros arquivos submetidos. Com o upload direto, a equipe pode ignorar a entrada de dados complicado ou upload.

Ao criar um link de upload, os alunos têm evitado uma viagem para o escritório de ajuda financeira e equipe evitou o risco de perder cópias impressas. E agora a universidade não precisa se preocupar com a queima ou rasgar a papelada de estudantes que se graduaram. O sistema de gerenciamento de arquivo cria uma interface fácil de gerenciar todos os registros.

Fonte: www.smartfile.com/blog