CPA on-line de armazenamento e compartilhamento de documentos a maneira eficiente

Como mencionamos antes, um armário de arquivo não é a forma mais eficiente para armazenar arquivos, nem é a forma mais eficiente de compartilhar arquivos.

Uma plataforma de armazenamento de documentos on-line como SmartFile é uma solução eficaz para armazenar e compartilhar arquivos. Com SmartFile, essas são apenas duas características de muitos que podem ajudá-lo a organizar seus arquivos. Aqui está o que você ganha com SmartFile:

Acesso instantâneo. Basta se inscrever e começar a compartilhar! Não há necessidade de baixar um aplicativo ou software, porque você começa seu próprio site SmartFile e é acessível a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do mundo. Enquanto você tem uma internet ou conexão móvel, você pode acessar seus arquivos se você está no topo das Montanhas Rochosas ou banhos de sol no Mediterrâneo, ou mesmo se você de alguma forma ficar preso sob um desses armários de arquivo estofadas. Mas isso não poderia acontecer ... certo?

Você tem a opção de acessar o seu site através do site SmartFile HTML5, como mencionado acima, mas você também pode integrar o seu site com a sua rede usando WebDAV .

A maneira mais suave para adotar algo, seja nova tecnologia ou um hábito, é tê-lo ser tão próximo à sua rotina normal quanto possível. WebDAV faz exatamente isso - ele se conecta como uma unidade montada na qual você pode acessar sua SmartFile pastas da mesma forma que você acessar suas pastas locais.

Portal do Cliente. Se e-mail ou USPS, de discussão pode ser uma dor. Os documentos sensíveis, especialmente aquelas enviadas internacionalmente, pode levar semanas, se não meses, antes de todos os documentos são enviados, e depois assinado e enviado novamente. Se houver erros, é mais um mês antes de voltar à pista. Nem mesmo um bom começo em quanto tempo leva para encontrar um e-mail em uma cadeia de e-mail; Se somados por um ano, seria provavelmente iguais meses de seu tempo.

SmartFile torna o armazenamento e partilha de ficheiros uma coisa fácil com o nosso portal do cliente. Produto em nuvem da SmartFile (ou seu servidor FileHub ™, se você usar o nosso aparelho empresa ) serve como um repositório para todos os seus arquivos. O portal do cliente senta-lo frente a isso, como uma espécie de portão de ferro serviria como um perímetro e entrada protegida para sua casa. Assim como você pode aceitar visitantes em sua casa, mandá-los embora, ou pedir-lhes para esperar no portão, você tem todas essas opções com compartilhamento de arquivos através SmartFile.

Primeiro, você tem a opção de criar pastas que só você e seu cliente pode acessar. Você dá-lhes as regras iniciais sobre o que eles estão autorizados a fazer - se é somente download, upload única ou ambos upload e download. Desta forma, o envio de contratos e documentos frente e para trás leva um ou dois dias, não meses, o que significa que você pode tomar em mais negócios e terminar o ano com uma nota rentável. Se você não quiser criar um usuário para um cliente one-off, você pode facilmente fazer uma ligação de upload de uma só vez anônimo para eles.

Nunca, em qualquer momento, vai clientes ser capaz de ver o conteúdo das pastas que não têm compartilhado com eles.

CPA armazenamento de documentos on-line a maneira segura

Por cortesia comum, nós não entrar em armários de arquivo 'colegas de trabalho. Mas digamos que você precisa urgentemente de um documento a partir do armário de arquivo de um colega de trabalho, mas eles já trancou-a e ido para casa para o dia. Desde armários de arquivo sem slidebars bloqueio são mais fáceis de pegar do que o bloqueio no diário de uma adolescente abandonada, você simplesmente pegar um clipe de papel e abri-lo para cima. Nenhum dano é feito lá, exceto talvez para diminuir sensação de segurança do seu colega de trabalho.

Mas e se o selecionador de fechadura era um funcionário descontente? Com um armário aberto, cheio de dados financeiros, registros fiscais ou PII e acesso a um scanner ou até mesmo uma câmera de telefone celular, que o empregado pode fazer-se com centenas de documentos sensíveis. Talvez eles levá-los para o seu concorrente. Talvez eles vazar registros dos clientes notáveis na internet. Talvez eles se envolver em um pouco de roubo de identidade. Seja qual for o método deplorável que escolher, é a reputação da sua empresa que é filmado.

Uma vez que um empregado desonesto ou mesmo apenas um colega intrometido só pode acessar os arquivos que você dar-lhes permissão para ver, o risco de cenários como este acontecimento cai quando você converter para o armazenamento de documentos on-line através SmartFile.

Segurança Online. Apenas o quão seguro é SmartFile? Em primeiro lugar, nós incluímos as últimas versões de características essenciais de segurança e permissão como a verificação de vírus, transferências criptografadas e AD / LDAP e autenticação Radius. Estes são apenas os recursos mínimos necessários para manter seus arquivos seguros.

Quando a segurança real encontra-se, no entanto, é certo em suas mãos. Desde que você está no controle de seus arquivos e seus usuários ou clientes, você decide qual o nível de segurança que você precisa. Você pode optar por permitir o acesso do departamento de marketing para a pasta de marketing, mas permitir o acesso do estagiário para uma pasta com os materiais de que necessitam para não oprimi-los. Dê um novo acesso de funcionários a apenas os arquivos que precisam para fazer seu trabalho. Ou tente compartilhar links, que podem ser enviados através SmartFile ou e-mail e definir uma data de expiração, uma senha ou um limite de download. Você está no comando.

Nosso on-prem vai um passo além. O aparelho FileHub ™ está instalado no seu local, ou locais, se os escritórios estão espalhados nacionalmente ou globalmente. Você está fisicamente no controle de seus dados, seja ele reside no consultório ou no seu centro de dados. Você pode até obter seus próprios cartões de criptografia , intocadas pelo SmartFile, para que definir as chaves de criptografia e descriptografia, tornando-se uma das opções de armazenamento mais seguras disponíveis hoje. Isso significa que os arquivos também são criptografados em repouso. O que isso significa? Ao contrário de seu armário de arquivo físico, se alguém foi a pé, literalmente, fora com seu dispositivo FileHub ™ - por mais improvável que seja, eles não seriam capazes de se abrir seus arquivos sem um login para decifrá-los.